テルノグ

文章もお絵描きも、かきたいときだけかく。

手帳のバーチカル恐怖症を克服する【5】

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 週間予定を書き込む手帳のタイプの1つ、バーチカル。

これを使いこなしてうまく時間を使おう!使ったことないけど!シリーズの第5弾。

 

今回は、バーチカル手帳を使うためのルールを制定する手帳会議を開催したのでその議事録を共有したく思う。

 

 

【目的】

バーチカルの手帳を毎日開いて書き込んで見返せるようにするためのルールを制定する。

 【ゴール】

複雑すぎず、会社で見られても恥ずかしくない、けれど自分のモチベが上がるような「書き方」ルールを決めること。

 

 

 

ペンのルール

仕事は青」「健康・重要は赤」「雑事は黒」「プライベートは緑

仕事の手帳なので、基本的に青ペンを使う。仕事中、人生に使えそうなアイデアが浮かんだら黒で書き込んでおく。

余談だが、ペンは絵を描くのに慣れ親しんできたハイテックCのコレトを愛用している。 あとなんかたくさんあるのでジェットストリーム。

 

記入時のルール

  出勤時間:マルで囲む

 希望退勤時間:マルで囲む

就業時間予想:出勤時間から希望退勤時間まで矢印を引く

  退勤時間:矢印を更新する。修正液は使わない

   タスク:1行に収めるように書く

 

タスク(今週中):

 →左側の余白にチェックボックス付きで書く。

 今週中に終わらなかったら、ボックスに「→」を書き込む

 

タスク(今日中):

 →その日の時間枠外に、チェックボックス付きで書く。

 その日中に終わらなかったら、ボックスに「→」を書き込む

 

タスク(予定確定):

→やる日が決まっており、時間も決まってるタスク会議とかはその日の開始時間に、時間と一緒に書く。(チェックボックスは書かない)

確定していた予定が中止や延期をしたら打消し線「これ」で消し、別の日に書き込む。

 

タスクの開始:

タスクを開始したら、現在時間軸の横にタスク名を書く。

前のタスクは終了したことになるので、開始タスクの上に線を引き、前のタスクと区切る。前のタスクが中断の場合は、波線にしておく。

 

タスクの終了:

次のタスクに移行するときに、終了時間(現在時間)まで矢印を引く。

 

仕事以外、ひらめき、アイデア、感想など:

別の一日一ページに記入する。

 

愚痴:

ルーズリーフに書きなぐる。手帳には書かない。

紙は週一で見返して冷めてれば捨てる。

冷めやまない場合は課題として分析開始。 

 

 

書き込む時間のルール

定常業務はあらかじめ最小単位1週間で書き込んでいく。

平日に都度発生、判明する予定は基本的に発生ベースで書き込む。

 

 

持ち運びのルール

 月曜日も会社に持ち込む

平日は置きっぱなし

金曜(土日休み)は週次レビューのため自宅に持ち帰る

出張時は持参する。

 

 

振り返りのルール

終わらなかったタスクがあればチェックボックスにマークして翌週へ書き写す。

全体を通して、反省点を見つけたら、目標を翌週に書いておく。

 

 

 

以上。

 

 これでバーチカルのルールを仮制定する。

振り返りのルールが弱いのは、振り返りで何をしたらいいのかイマイチわかっていないからだ。仮制定なので、不都合が生じたら見直して変更する前提となっている。PDCAというやつだ。

 

 苦手だったバーチカルも、実は意外と書き込むのが楽しくなってきている。活かせているかどうかはわからない。まずは書き込むのを続けること、自分の行動リズムがわかる程度に続けることを目標に、これで動いてみようと思う。

 

手帳のバーチカル恐怖症を克服する【6】に続く。